Interne communicatie succesvoller door video

Interne communicatie was voor bedrijven een tijd lang onbelangrijk geworden, iets dat vaak vergeten werd en minder prioriteit kreeg dan externe communicatie. Medewerkers zaten niet te wachten op lange interne mails en intranet berichten werden vrijwel niet gelezen. Maar tegenwoordig krijgt interne communicatie veel meer aandacht en wordt het veel beter ingezet, waarbij video het perfecte middel is om je boodschap bij een medewerker te krijgen. Uit onderzoek van Forrester Research blijkt namelijk dat de kans dat een medewerker een video bekijkt 75 procent groter is dan dat hij een tekst, e-mail of een webartikel leest.

Voor bedrijven is het belangrijk constant actief bezig te zijn om jonge, ambitieuze en enthousiaste medewerkers aan zich te binden en te behouden. En het zijn ook deze medewerkers die graag iets te zeggen hebben, eigenwijs en kritisch zijn en betrokken willen worden. Iedereen is druk, dus communicatie moet snel, online, direct en aantrekkelijk. En dit is precies waarom video het perfecte middel is om in te zetten in interne communicatie.

Doelen

Interne communicatie kan verschillende doelen hebben. De vier meest voorkomende doelen zijn:

• Beleid communiceren naar medewerkers (betrekken)
• Identificatie met de organisatie (binden)
• Motivatie medewerkers bevorderen (verbeteren)
• Een effectieve informatiestructuur scheppen (informeren)

Deze vier doelen zijn vervolgens weer onder te verdelen in kenmerken en soorten video’s.

Interne communicatie
Dit zijn mogelijke, vaak gebruikte vormen van video, wat betekent dat dit niet vast staat. Er kan van afgeweken worden. De vraag die gesteld moet worden is altijd: “Welk type video werkt het beste bij welk doel en welke doelgroep?” Om hierachter te komen zul je moeten experimenteren en meten wat jouw medewerkers het meest aanspreekt. Dit is namelijk ook sterk afhankelijk van het type mensen en bedrijf. Over het algemeen worden creativiteit, interactiviteit en persoonlijke verhalen hoog gewaardeerd.

Herkenbaarheid

Eigenlijk gelden er voor interne video dezelfde eisen en adviezen als voor externe video. Het is zaak om in ieder geval een goede beeld- en geluidskwaliteit te bewaken. Ga altijd uit van minimaal Full HD (1920×1080) en zorg ervoor dat iedereen die spreekt goed verstaanbaar is. Daarnaast is het van belang om je content herkenbaar te maken. Begin met het creëeren van een visuele identiteit (vormgeving, kleuren, typografie). Deze identiteit kan aansluiten bij de huisstijl van een bedrijf, maar dat hoeft niet. Je kunt bijvoorbeeld ook verschillende visuele identiteiten bij verschillende formats of series maken. Andere onderdelen die bijdragen aan de visuele identiteit en herkenbaarheid van video’s zijn de manier waarop iets in beeld wordt gebracht, de montagestijl,  belangrijke pijlers die terugkomen, de tone of voice en het taalgebruik.

Als voorbeeld deze herkenbare intro van ABN AMRO’s Innovation Friday. Deze sluit niet aan bij de traditionele ABN AMRO huisstijl, maar wordt altijd gebruikt in video’s rondom het maandelijks terugkerende event Innovation Friday:

Planning

Een ander belangrijk onderdeel van een interne videostrategie is planning. Zowel bij het voorbereiden van video’s als bij het publiceren ervan. Als eerste adviseren we video een vast onderdeel van de (interne) contentkalender te maken. In plaats van last-minute voor een evenement besluiten te gaan vloggen of een aftermovie te maken, juist hier (ruim) van tevoren al over nadenken.  Wellicht zul je hierdoor een creatievere invalshoek bedenken of een andere, minder voor de hand liggende videovorm kiezen, die wat meer investering waard was geweest.

Er kan altijd ad hoc content gemaakt worden, maar daarnaast zou het verstandig zijn om een vast moment per week of maand in te plannen waar goed nagedacht wordt over waar in de contentkalender video van toegevoegde waarde kan zijn. Er zullen waarschijnlijk vaak terugkerende thema’s of onderwerpen zijn die je gemakkelijk in de vorm van een serie video’s naar medewerkers kunt overbrengen die nu steeds in verschillende losse contentvormen overgebracht worden. Of bijvoorbeeld video’s rondom geplande actualiteiten, zoals feestdagen en evenementen. Naast dit soort momenten kun je ook denken aan relevante content die niet perse urgent of actueel hoeft te zijn, maar wel leuk om naar te kijken: zoals een maandelijks terugkerend item waarin je een kijkje in de keuken krijgt bij een team of functie. Of bijvoorbeeld een journaal waarin je maandelijks middels leuke video-items een update geeft over wat er speelt binnen een bedrijf.

Bedenk ook goed op welk moment en tijdstip je de content het best onder de medewerkers kunt verspreiden. Ook dit zul je moeten achterhalen door het te testen of te vragen aan je medewerkers. Kijken ze het liefst video’s tijdens de lunch, ’s ochtends aan het begin van de werkdag of juist aan het einde van de dag?

Voorbeelden

Naast de vier bovengenoemde doelen is het voorstellen van een bedrijf aan (mogelijke) nieuwe werknemers ook een veelvoorkomend onderwerp van interne communicatie. Dit soort video’s kunnen vaak zowel intern (om nieuwe medewerkers wegwijs te maken en huidige werknemers te enthousiasmeren) als extern (om nieuwe werknemers aan te trekken) ingezet worden. De standaard vorm van dit soort video’s is vaak het volgen van een medewerker om zo inzicht te krijgen in zijn of haar werkzaamheden, maar als je er dus wat langer de tijd voor neemt lenen dit soort video’s zich ook zeker voor wat meer creativiteit. Een voorbeeld dat we maakten in opdracht van Enterprise Rent-a-Car Nederland:

Ook veiligheid is een populair intern onderwerp. Alle werknemers dienen op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving op het gebied van veilig en gezond werken. Nu kun je ervoor kiezen een serieuze video te verspreiden, waarin bijvoorbeeld de CEO het personeel streng toespreekt, of je gooit het over een hele andere boeg:

Deze video van ANWB stelt op een humorvolle manier veiligheid, zowel intern op de werkvloer, als extern op wegen aan de kaak.

Conclusie

Het is hoog tijd om prioriteit te geven aan video in je interne communicatie. Maak interne video een vast onderdeel van je contentkalender en neem maandelijks  de tijd voor een brainstorm. Doe research onder je personeel om erachter te komen aan wat voor video’s ze behoefte hebben en op welk moment. Controleer dit ook aan de hand van de kijkcijfers. Zorg voor een herkenbare visuele stijl en betrek je medewerkers bij het maken van de video’s. Dit zorgt voor positieve interactie en een hogere betrokkenheid van de medewerkers.

Wij geven regelmatig presentaties en inspiratiesessies over o.a. dit onderwerp, voor meer informatie neem contact met ons op.